Організація облікового процесу

Для того щоб бухгалтерський облік був ефективним у кожній ланці народного господарства, він повинний бути відповідним чином організований, тобто необхідна організація облікового процесу, що припускає збір облікової інформації, її обробку і т.д..

Організація облікового процесу в цілому в тій чи іншій ланці народного господарства значною мірою залежить від організації облікового апарата і праці облікових працівників. Таким чином, організація бухгалтерського обліку включає організацію облікового процесу, облікового апарата і праці облікових працівників.

Весь обліковий процес можна підрозділити на три стадії: первинний, поточний і підсумковий облік.

Первинний облік, що здійснюється на першій стадії облікового процесу, припускає збір первинних облікових даних про наявність засобів і господарських операцій, їхнє бухгалтерське документування. На цій стадії реалізуються в основному такі способи та методи бухгалтерського обліку, як оцінка, документація.

Другою стадією облікового процесу є поточний облік. На цій стадії протягом місяця здійснюється облікова реєстрація господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку в облікових регістрах з використанням різних способів методу бухгалтерського обліку - рахунків, подвійного запису, інвентаризації, оцінки.

Третя стадія облікового процесу - підсумковий облік - являє собою узагальнення даних поточного обліку, складання калькуляцій, балансу, звітності. Здійснюється підсумковий облік за допомогою таких способів та методів бухгалтерського обліку, як оцінка рахунка бухгалтерського обліку, калькулювання, подвійний запис, баланс, звітність тощо. На кожній з цих стадій облікового процесу необхідно організувати:
облікові номенклатури;
способи і техніку відображення облікових номенклатур;
матеріальні носії облікових даних і інформації;.
рух матеріальних носіїв облікових даних і інформації;
використання і збереження носіїв облікової інформації.

Перераховані напрямки організацій облікового процесу мають свої особливості на окремих його стадіях.

Під обліковою номенклатурою розуміють склад (перелік) господарських фактів, явищ, операцій і процесів. які підлягають відображенню в системі бухгалтерського обліку. Наприклад, основні засоби, операції по їхньому надходженню, експлуатації, поліпшенню і т.п. Звідси першорядною задачею організації облікових номенклатур є добір цих фактів, явищ, а як результат-формування складу облікових номенклатур. Облікові номенклатури встановлюються по кожнім розділі обліку: облік матеріалів, облік коштів і т.д..

Особливо важливе визначення складу облікових номенклатур при автоматизації обліку, створенні БД.

Після того як облікові номенклатури встановлені, визначаються способи і техніку їхнього відображення в документах, облікових регістрах, БД, машинограмах, відеограмах і т.д..

Наступний напрямок організації технології облікового процесу - організація матеріальних носіїв облікових даних і інформації. Відправним моментом рішення даної задачі є добір матеріальних носіїв, найбільш ефективних в умовах даного виробництва, виходячи з застосовуваних засобів обчислювальної техніки, форми бухгалтерського обліку, виду облікових номенклатур і ін.

При доборі матеріальних носіїв документів використовуються альбоми типових форм документів; облікові регістри; бухгалтерська звітність, типові проектні рішення автоматизації обліку по окремих його ділянках і т.д..

Однак не всі типові носії облікових даних (документів) і інформації (облікових регістрів) відповідають умовам того чи іншого підприємства (організації, установи), особливо при використанні ПЕВМ, у зв'язку з чим їх проектують і розробляють самостійно.

Заключним етапом організації матеріальних носіїв є складання робочих альбомів матеріальних носіїв документів і облікових регістрів, застосовуваних на даному підприємстві (організації, установі).

Використання матеріальних носіїв облікової інформації в обліковому процесі зв'язано з виконанням цілого ряду операцій, просуванням їх по різних підрозділах підприємства, бухгалтерії. Цей процес - рух матеріальних носіїв облікової інформації - повинний бути раціонально організований з використанням графічних (документограм, оперограм, зведених графіків по ділянках обліку й ін.) і описових (робочих інструкцій з роботи з документами, регістрами й ін.) методів. Ці методи передбачають указівки про те, хто складає матеріальний носій, подальше його просування, терміни виконання.

Завершується обліковий процес здачею носіїв облікової інформації на збереження (в архів). На підприємствах (організаціях і установах) установлюється строгий порядок збереження матеріальних носіїв облікової інформації (здачу на збереження, видачу і т.д. ), а також визначаються особи, відповідальні за їх збереження.

Облік капітальних вкладень.

Усі витрати підприємства на придбання або створення матеріальних і нематеріальних необоротних активів, що включаються до їх первісної вартості, накопичуються на рахунку 15 "Капітальні інвестиції".

За дебетом рахунка 15 відображається збільшення понесених підприємством витрат на придбання або створення матеріальних та нематеріальних необоротних активів, а за кредитом - їх зменшення у зв'язку з прийняттям в експлуатацію або приведенням у стан використання за призначенням відповідних об'єктів.

Рахунок 15 "Капітальні інвестиції" має такі субрахунки:
151 "Капітальне будівництво"
152 "Придбання (виготовлення) основних засобів"
153 "Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів”
154 "Придбання (створення) нематеріальних активів"
155 "Формування основного стада" На субрахунку 151 "Капітальне будівництво" відображаються:
• витрати на будівництво, що здійснюється для власних потреб підприємства господарським або підрядним способом;
• вартість устаткування, що підлягає монтажу в процесі будівництва;
• авансові платежі для фінансування такого будівництва.
На субрахунку 152 "Придбання (виготовлення) основних засобів" ведеться облік витрат на придбання або виготовлення власними силами об'єктів основних засобів (крім об'єктів будівництва та основного стада).
На субрахунку 153 "Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів" ведеться облік витрат підприємства на придбання або виготовлення власними силами об'єктів, облік яких ведеться на рахунку 11 "Інші необоротні матеріальні активи".
На субрахунку 154 "Придбання (створення) нематеріальних активів" відображаються витрати підприємства на придбання або розробку власними силами нематеріальних активів.
На субрахунку 155 "Формування основного стада" ведеться облік витрат на формування основного стада робочої та продуктивної худоби (крім тварин, які облічуються на рахунку 21 "Тварини на вирощуванні та відгодівлі").
Аналітичний облік капітальних інвестицій ведеться за групами необоротних активів, а також за окремими їх об'єктами.
Визначена за даними аналітичного обліку первісна вартість об'єкта списується в дебет відповідного рахунка з обліку необоротних активів.
Підставою для списання первісної вартості об'єкта з кредиту рахунка 15 "Капітальні інвестиції" є акт приймання-передачі, складений комісією, що визначена наказом керівника підприємства, і затверджений останнім.
Первісна вартість матеріальних і нематеріальних необоротних активів придбаних або створених підприємством, включає:
• суми (без непрямих податків), що сплачують постачальнику;
• суми, що сплачують підрядникам за виконання будівельно-монтажних робіт;
• реєстраційні збори, державне мито та аналогічні платежі, здійснені у зв'язку з придбанням (отриманням) прав на об'єкт;
• суми непрямих податків у зв'язку з придбанням (створенням) необоротних активів/які не відшкодовуються підприємству;
• витрати зі страхування ризиків, пов'язаних з доставкою об'єкта;
• витрати на установку, монтаж, налагодження об'єкта; ;
• інші витрати, безпосередньо пов'язані з приведенням об'єкта у стан, у якому він придатний для використання у запланованих цілях.
Витрати на сплату відсотків за користування кредитом не включаються до первісної вартості об'єктів, придбаних (створених) повністю або частково за рахунок позикового капіталу.

Отримання необоротних активів від інших осіб
Розглянемо порядок обліку придбання необоротних активів і визначення їх первісної вартості на конкретних прикладах.
• Приклад 1. Підприємство придбало (на умовах передоплати) комп'ютерне устаткування за 36 000 грн. (у тому числі ПДВ). Витрати на тестування та підключення устаткування спеціалізованою організацією становили 600 грн, (у тому числі ПДВ).
Для відображення придбання устаткування в бухгалтерському обліку слід зробити такі записи:
1) перерахування постачальнику оплати за устаткування, грн.:
Дебет 371 "Розрахунки за виданими авансами" 36 000
Кредит 311 "Поточні рахунки в національній валюті" 36 000
Одночасно на суму ПДВ (при наявності податкової накладної), грн.:
Дебет 641 "Розрахунки за податками" 6 000
Кредит 644 "Податковий кредит" 6 000
2) оприбуткування придбаного устаткування, грн.:
Дебет 152 "Придбання (виготовлення) основних засобів" 30 000
Дебет 644 "Податковий кредит" 6 000
Кредит 371 "Розрахунки за виданими авансами" 36 000
3) прийняття зобов'язання щодо оплати послуги спеціалізованої організації за тестування та підключення устаткування, грн.:
Дебет 152 "Придбання (виготовлення) основних засобів" 500
Дебет 641 "Розрахунки за податками" 100
Кредит 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками" 600
4) прийняття в експлуатацію придбаного комп'ютерного устаткування, грн.:
Дебет 104 "Машини та обладнання" 30 500
Кредит 152 "Придбання (виготовлення) основних засобів" 30 500
Таким чином, вартість придбаних (створених) об'єктів до приведення їх у стан використання за призначенням облічується на відповідних субрахунках рахунка 15 "Капітальні інвестиції".
У разі якщо об'єкт необоротних активів придбано в результаті бартерної операції (або обміну із частковою оплатою грошовими коштами), його оцінка залежить від того, чи мав місце обмін подібними або неподібними об'єктами.
Подібними є об'єкти, які мають однакове функціональне призначення та однакову справедливу вартість.
У свою чергу об'єкти, які не відповідають одночасно цим двом критеріям, є неподібними.
Первісна вартість об'єкта, придбаного в результаті обміну на подібний об'єкт, дорівнює залишковій вартості переданого об'єкта.
Приклад 2. Підприємство здійснило обмін свого автомобіля на інший автомобіль. Первісна вартість відданого автомобіля - 40000 гри., а знос - 10 000 грн. Обидва автомобілі мають однакову справедливу вартість та однакове функціональне призначення — перевезення пасажирів.
У цьому випадку первісна вартість отриманого автомобіля дорівнює 30 000 грн. (40 000-10 000).
У бухгалтерському обліку підприємства слід зробити такий запис:
Дебет 105 "Транспортні засоби" 30 000
Дебет 131 "Знос основних засобів" 10 000
Кредит 105 "Транспортні засоби" 40 000
Якщо залишкова вартість переданого об'єкта перевищує його справедливу вартість, то первісною вартістю об'єкта, отриманого в обмін на подібний об'єкт, є його справедлива вартість. Різниця між залишковою та справедливою вартістю такого об'єкта списується на витрати звітного періоду.
• Приклад 3. Припустимо, що в попередньому прикладі справедлива вартість автомобіля становить 26 000 грн.
Отже, залишкова вартість відданого автомобіля на 4 000 грн. перевищує його справедливу вартість. У цьому випадку необхідно спочатку зробити запис, грн.:
Дебет 975 "Уцінка необоротних активів і фінансових інвестицій" 4 000
Кредит 105 "Транспортні засоби" 4 000
Після цього буде зроблено запис, наведений у прикладі.2, але з урахуванням скоригованої залишкової вартості визначеного автомобіля.
Первісна вартість об'єкта основних засобів, придбаного в обмін (або частковий обмін) на неподібний об'єкт, дорівнює справедливій вартості переданого об'єкта, збільшеній або зменшеній на суму грошових коштів чи їх еквівалентів, що була передана (отримана) під час обміну.